Maailmanpolitiikan ja -talouden muutokset vaikuttavat vääjäämättä yritysten toimintaan, ja pandemia muutti pysyvästi työelämän toimintatapoja. Nämä muutokset muovaavat myös toimitilamarkkinaa ja sanelevat tarpeet, joita yritykset tätä nykyä asettavat toimistoilleen.

Pandemia totutti ihmiset tekemään työt kotona, ja etätyöstä on tullut pysyvä käytäntö, mikä on johtanut toimitilojen merkittävään vajaakäyttöön. Taloudessa on puolestaan lasketeltu alamäkeä jo jonkin aikaa, kun inflaatio on kiihtynyt ja korot sen tähden nousseet merkittävästi.

Muutokset taloudessa vaikuttavat vääjäämättä työelämään ja sitä kautta myös toimitilamarkkinaan, jossa on havaittavissa kaksi merkittävää trendiä: halu lisätä toimistopäivien määrää lisääminen sekä kasvattaa toimitilojen joustavuutta monella tapaa.

Paluu toimistolle

Kiinteistöalan konsulttiyhtiö CBRE:n pohjoismaisille toimistonkäyttäjille vastikään tekemän kyselyn mukaan vain 13 % yrityksistä toimitilojen käyttöaste on yli 60 %. Lähes puolessa yrityksistä toimistojen käyttöaste on niinkin pieni kuin 40 % tai alle.

Samaan aikaan noin puolet yrityksistä haluaa kuitenkin lisätä toimistopäivien määrää. Kyselyn mukaan yksi vaikuttavista tekijöistä on nopeasti heikentynyt taloustilanne.

– Yritysten kulttuuri ja menestys syntyvät ihmisten yhteistyöstä. On globaali ilmiö, että ihmiset halutaan yhteen toimistolle, koska taloudessa menee huonosti. Hybridityö on tullut jäädäkseen, mutta nyt halutaan myös selkeyttää, miten toimistoja käytetään ja ennen kaikkea miten ihmiset saadaan yhteen sovittuun paikkaan sovittuna aikana, jotta pystytään toimimaan paremmin. Yrityksissä ollaankin nyt tiukempia ohjeistuksissa. Enää ei välttämättä ole vapaus valita, että on oman mielensä mukaan vaikka kokonaan etänä. Ennemminkin sovitaan, minä päivinä ollaan kaikki läsnä ja milloin voidaan olla etänä,
CBRE:n Suomen ja Pohjoismaiden markkinoista vastaava tutkimusjohtaja Jussi Niemistö valottaa.

Myös tietoliikennekonserni DNA:ssa halutaan ihmiset enenevässä määrin tekemään työtä yhdessä, joskin yrityksessä halutaan samanaikaisesti pitää kiinni henkilöstölupauksesta, jonka mukaan työntekijät saavat vapaasti valita, missä ja milloin työt tehdään, kunhan tuloksia syntyy.

DNA:ssa turvaudutaan mieluummin porkkanaan kuin keppiin työntekijöiden saamiseksi toimistolle. Yhtiön pääkonttori on piakkoin muuttamassa uusiin toimitiloihin, joista on pyritty tekemään niin vetovoimaiset, että ihmiset haluavat tulla sinne.

– Emme pakota, vaan yritämme houkutella tarjoamalla parempaa työympäristöä, jotta yhdessä tekemistä, yhdessä oppimista ja innovaatioita tapahtuisi. Tarjoamme tätä tarvetta palvelevaa toimitilaa, mutta hyväksymme ja tunnistamme myös, että aika paljon ihmiset haluavat tehdä myös kotona, joten meidän täytyy skaalata kapasiteettia sen mukaan, DNA:n hallinto- ja rahoitusjohtaja Jaakko Happo taustoittaa.

CBRE:n Niemistö korostaa palveluiden merkitystä, kun ihmiset halutaan houkutella takaisin toimistolle.

– Positiivisia vetovoimatekijöitä toimistolle paluuseen ovat ennen kaikkea erilaiset palvelut. Toimistojen yhteyteen ollaankin tuomassa vastaavia palveluita kuin vaikkapa hotellit tarjoavat, esimerkiksi kuntosali- ja muita palveluita. Samaten tarjotaan esimerkiksi yhteisiä aktiviteetteja tai yhteislounaita tai muuta yhdessä tehtävää sosiaalista aktiviteettia, Niemistö kuvailee.

DNA:ssa uskotaan, että kohtaamiset kollegoiden kanssa ovat tärkein peruste toimistolle tulemiseen.

– Suunnittelun lähtökohtia ovat olleet yhdessä tekeminen ja yhteen tuleminen, ja uusien tilojemme pitäisi palvella näitä tarpeita nykyisiä paremmin. Modernin toimistotilan tärkein ominaisuus on siellä olevat ihmiset. Se on koko meidän toimitilakonseptimme kova ydin, Happo tiivistää.

– Vaatimukset toimitiloja kohtaan ovat muuttuneet. Toimistoissa pitää olla enemmän muuntojoustavuutta. Tarvitaan erilaisia tiloja niin tiimityöhön kuin keskittymiseen ja kaikkea siltä väliltä, Niemistö toteaa.

Esimerkiksi DNA:n uuden pääkonttorin tilaohjelma perustuu tekemisiin ja toimintoihin, joita tulevaisuuden toimistossa tehdään.

– Uudet toimitilat kannustavat tekemään yhdessä, kun ihmiset tulevat toimistolle. Yksilötyön voi kukin tehdä halunsa mukaan vaikka laiturinnokasta. Klassista avokonttoritilaa tulee huomattavasti vähemmän, eivätkä työpisteet ole nimettyjä. Sen sijaan pieniä neuvottelutiloja ja piipahtamisneukkareita, videoneuvotteluihin käytettäviä puhelinkoppeja ja muita pienempiä tiloja tulee huomattavasti enemmän. Suuria neuvotteluhuoneita tarvitaan nykyistä vähemmän, vaikka toki asiakastapaamisiin tarvitaan neukkareita kuten ennenkin, Happo kertoo.

Skaalautuvuutta olosuhteiden muuttuessa

CBRE:n kyselytutkimuksen mukaan toimitilamarkkinassa näkyy selvästi yritysten tarve optimoida toimitilojaan, niin neliömäärän kuin toimipisteiden määrän suhteen.

– Yritysten toiminnan volyymi vaihtelee erittäin nopeasti – sekä ylös- että alaspäin – ja toimitiloja pitää voida skaalat suhdanteiden mukaan. Tilan pitää mahdollistaa kasvu tavalla tai toisella, mutta tarvittaessa on myös voitava vaikkapa alivuokrata osa tiloista, jos oma toiminta supistuu. Alivuokraus on kaikkiaan iso trendi, jota näemme tapahtuvan. Se tarjoaa mahdollisuuksia toimijoille, joilla on joustavia toimitiloja tarjolla, NIemistö pohtii.

– Muutoksia työelämässä ja liike-elämässä tulee koko ajan, myös tulevaisuudessa. Meidän onkin koko ajan oltava muutosketteriä ja muuntautumiskykyisiä – ja sitä edellytämme myös toimitiloiltamme, Happo säestää.

Vaikka toimitiloja pyritään optimoimaan, käyttäjät ovat CBRE:n tutkimusten mukaan valmiita maksamaan saadakseen tilaa, joka tukee liiketoimintaa ja nykyaikaisia työskentelytapoja. Määrän sijaan panostetaan laatuun.

– Vaikka näemme kyselyistämme ylätasolla, että toimitilan määrä pienenee, niin joustavuudesta, palveluista ja lisäarvosta ollaan taas valmiita maksamaan. Eli vaikka halutaan pienempää, ollaan valmiita maksamaan laadusta. Tilankäyttäjien maksama hinta ei välttämättä pienene, mutta samalla summalla saa monipuolisemman ja paremmin yrityksen tarpeita vastaavan kokonaisuuden, Niemistö avaa toimitilamarkkinan muutosta.

Skaalautuvuuden ja joustavuuden vaade liitty kapasiteetin ja muuntojoustavuuden lisäksi vuokrausehtoihin.

– Ensinnäkin vuokrasopimusten pituudet ovat lyhentyneet. Se näkyi jo ennen koronaa, mutta korostui pandemian aikana. Jos sulkee pois isot pääkonttoritason kohteet, niin yleistäen voi sanoa, että 5–7 vuodesta on menty 3–5 vuoteen. Kaiken kaikkiaan on enemmän joustavuutta, mikä on pitkällä tähtäimellä sekä kiinteistönomistajien että vuokralaisten etu. Sopimuksia ei hakata väkisin kiveen, vaan asioista ollaan halukkaita neuvottelemaan, Niemistö tuumailee.

Oman työn johtaminen korostuu

Muutokset työelämässä ja uudenlaiset toimitilat vaikuttavat myös yksilöiden työskentelyyn. Jaakko Happo korostaa työntekijöiden kykyä johtaa itseään ja omaa työtään

– Kun modernit toimitilat on suunniteltu yhdessä tekemisen näkökulmasta ja yksin tehtävät työt hoidetaan pääsääntöisesti muualla, ihmisten on suunniteltava työnsä ja ajankäyttönsä hyvin. Heidän on mietittävä, milloin kannattaa olla etänä ja milloin taas on syytä ilmaantua toimistolle, jotta saadaan lisättyä innovointia ja vahvistettua yhteenkuuluvuutta.

– Omalla kohdallani työn tekeminen on jo muuttunut. Työn tekemisen paikkaa eivät minulle enää määrittele työtehtävät vaan ihmiset. Suunnittelen ajankäyttöni niin, että yhdelle päivälle keskitän toimistolle tiimitapaamiset, yhteisen tekemisen ja lounaspalaverit tai kahvihetket kollegoiden kanssa. Vastaavasti tiimmsipötköt hoidan mieluummin kotisohvalta verkkarit jalassa ja luurit korvalla, Happo hymyilee.