Moderni toimisto kasvattaa yrityksen kilpailukykyä
Toke Clausen
NREP Partner and Head of Office investments
"Laadukas toimitila parantaa työntekijäkokemusta ja houkuttaa ihmiset tulemaan toimistolle mutta on myös yksi vetovoimatekijä parhaiden työntekijöiden rekrytoimisessa."
Toimitilasta saa parhaan hyödyn irti, kun sitä ei tarkastele vain paikkana, jossa tehdään töitä. Parhaimmillaan toimisto tuottaa arvaamatonta lisäarvoa ja kasvattaa yrityksen kilpailukykyä. Se kuitenkin edellyttää, että toimisto täyttää modernin työelämän vaatimukset ja siten kohentaa työntekijäkokemusta.
Tanskalainen Toke Clausen seuraa toimitilamarkkinaa pääkallopaikalta, sillä hän on Pohjoismaiden suurimman kiinteistösijoitusyhtiö Nrepin toimistosegmentistä vastaava partneri. Hänen mukaansa toimistoja voisi hyödyntää merkittävästi paremmin yrityksen kilpailukyvyn kasvattamiseen.
– Yhtälö on oikeastaan aika yksinkertainen. Laadukkaalla toimitilalla voidaan parantaa työntekijäkokemusta ja siten suoraan vaikuttaa yrityksen tärkeimpään menestystekijään eli ihmiseen, Clausen valottaa.
Menestys syntyy yhteisissä kohtaamisissa
Maailmantalous on alavireinen, ja pitkään jatkunut etätyökausi on vähentänyt työntekijöiden sitoutumista yrityksiinsä. Yritykset joutuvatkin pohtimaan, miten ihmiset saadaan samoihin tiloihin sovittuna aikana, jotta työntekijöiden välille syntyisi aitoa vuorovaikutusta.
– Pandemia muutti työntekoa pysyvästi, ja hybridityö on tullut jäädäkseen. Silti yrityksissä on havaittu, että ihmiset pitäisi myös saada toimistolle tekemään töitä yhdessä, sillä menestys syntyy vain ja ainoastaan yhteistyössä, Clausen toteaa.
Toke Clausenin mukaan toimitilojen helppo saavutettavuus on ensimmäinen edellytys kasvattaa toimistopäivien määrää ja houkutella kotiin jääneet työntekijät luomaan yhteistä kulttuuria ja uusia innovaatioita.
– Sijainti on edelleen keskeinen kriteeri toimitilalle, ehkä se kaikkein tärkein. Sen on sijaittava hyvien liikenne- ja julkisten kulkuyhteyksien varrella tai tarvittaessa tarjottava parkkipaikkoja, jotka nykyaikana on hyvä varustaa myös sähköauton latauspisteillä.
Saavutettavuuden ohella Clausen korostaa, että sijainnin on oltava yrityksen luonteelle sopiva. Oikeanlainen osoite lisää työntekijöiden halukkuutta tulla toimistolle – ja on samalla myös viesti asiakkaille.
– Osoitteen niin sanottu oikeellisuus riippuu tietenkin yrityksen toimialasta. Esimerkiksi asianajofirmalle tai varainhoitoyritykselle voi olla tärkeätä, että sen toimitilat sijaitsevat arvostetussa osoitteessa, kun taas vaikkapa mainostoimistot ja pelifirmat arvostavat ympäristön palveluntarjontaa ja hyviä julkisen liikenteen yhteyksiä.
Toimiston on taivuttava erilaisiin tarpeisiin
Kun ihmiset on saatu toimistolle, tilojen on tuettava modernia työntekoa. Muuntojoustavat tilat mahdollistavat niin kohtaamiset kuin hiljaisuutta vaativan yksintyöskentelyn. Hyvin suunnitellussa toimistossa työntekijän ei tarvitse miettiä erikseen, missä jokin työtehtävä tehdään, vaan sopiva paikka löytyy ikään kuin luonnostaan.
– Erilaisiin töihin ja eri tilanteisiin tarvitaan erilaisia tiloja. Toimistossa pitää olla paikkoja tehdä tiimityötä tai sopukoita, joihin voi vetäytyä keskittymään ja kaikkea siltä väliltä. On hyvä, jos tilaa voi muunnella esimerkiksi kalustuksella sen mukaan, millaisia töitä niissä tehdään, Clausen kuvailee.
Parempaa työssä jaksamista
Modernin työelämän ehdoin toteutetut toimitilat parantavat työkykyä, edistävät työssä jaksamista ja kohentavat kaiken kaikkiaan elämisen laatua.
– Toimistoa valittaessa kannattaa ehdottomasti panostaa laatuun, joka on monen tekijän summa. Laadukas toimisto on ensinnäkin toimiva. Se tarjoaa tilat paitsi erityyppisiin töihin, myös rentoutumiseen. Kalustuksen ja huonekalujen pitää palvella eri toimintoja ja oltava ergonomisia, jotta ne tukevat työntekoa ja pitävät yllä työkykyä, Clausen pohtii.
Ennen vanhaan saattoi kuulla mielipiteitä, ettei toimistossa tarvitse olla viihtyisää, sillä työpaikalla tehdään ennen kaikkea töitä. Nykyään onneksi ymmärretään, että tyylikkäästi sisustettu ja viihtyisä toimitila osaltaan houkuttaa työntekijät takaisin toimistoon – ja joka sitä paitsi on omiaan kohentamaan työnantajamielikuvaa.
– Toimiston laadukkuudesta puhuttaessa, esteettisiä seikkoja ei sovi missään nimessä sivuuttaa. Laadukas toimisto on paitsi toimiva, myös tyylikäs ja kaunis katsella sekä tunnelmaltaan harmoninen, Clausen toteaa.
Työn kuormittavuuden kasvaessa on varsinaisten työskentelytilojen lisäksi syytä kiinnittää enenevässä määrin huomiota, millaisin palveluin voidaan varmistaa arjen sujuvuus.
– Toimistokiinteistön on tarjottava kaikki palvelut, joita tarvitaan sujuvan työnteon varmistamiseksi. Ravintola- ja kahvilapalvelut lisäävät sekä toimivuutta että viihtyvyyttä. Aulapalvelut auttavat kaikissa arjen sujuvuuteen liittyvissä asioissa, siivouspalvelu pitää paikat puhtaina ja terveellisinä, vartiointipalvelut takaavat turvallisuuden ja niin edelleen.Toimitilaa kannattaakin ajatella kokonaispakettina, joka sisältää sekä tilat että palvelut, jolloin vuokralaisen ei tarvitse erikseen huolehtia niistä, Clausen luettelee.
Monipuoliset palvelut ovat selkeä vetovoimatekijä, sillä toimitilojen yhteyteen on tullut yhä enemmän erilaisia hotellityyppisiä palveluita, jotka helpottavat elämää ja lisäävät mukavuutta. Työntekijät arvostavat, jos he voivat työpäivän lomassa esimerkiksi käydä kuntosalilla tai pesettää vaatteensa.
Vastuullisuus on osa nykyajan kilpailukykyä
Vastuullisuus on erottamaton osa nykyaikaista liiketoimintaa, joten se on erittäin tärkeä näkökulma myös toimitilaa valittaessa. Kiinteistösijoittajat suorastaan edellyttävät vastuullisuutta, ja kiinteistöjä käyttävät yritykset sekä niiden työntekijät arvostavat sitä enenevissä määrin.
Tutkimusten mukaan yli puolet eurooppalaista yrityksistä pitäää vastuullisuutta yhtenä tärkeimmistä kriteereistä toimitilaa valittaessa. Toimitilojen käyttäjillä on omat vastuullisuusohjelmansa, ja he haluavat, että myös toimitilat edesauttavat heidän omien vastuullisuustavoitteidensa toteutumista.
– Kiinteistöjen vastuullisuutta tarkasteltaessa pitää ottaa huomioon itse kiinteistö, mutta myös kiinteistön käyttö. Jos ajatellaan itse kiinteistöä, olemassa olevan kiinteistön hyödyntäminen on aina ympäristön kestävämpi ratkaisu kuin kokonaan uusi rakennus – kunhan se on modernisoitu vastaamaan nykyajan vaatimuksia ja optimoitu energian- ja tilankäytöltään, Clausen muistuttaa.
Vahvempaa sitoutumista, pienempää vaihtuvuutta, helpompaa rekrytointia
Moni kokee pandemian aikana syntyneen etätyökulttuurin vapauttavaksi, ja se tulee varmasti ainakin osin olemaan uusi normaali. Samanaikaisesti työntekijäkokemus ja yritykseen sitoutuminen ovat kuitenkin joutuneet koville, mikä voi näkyä työntekijöiden vaihtuvuuden lisääntymisenä.
Toke Clausen toteaa ykskantaan, että laadukkaat toimitilat kasvattavat yrityksen pitovoimaa ja sitouttaa työntekijöitä, mikä vähentää uusiin rekrytointeihin ja perehdytyksiin hukkaantuvia resursseja.
– Laadukkaat toimitilat, joissa ihmiset kohtaavat, luovat vahvan siteen yrityksen ja työntekijän välille ja parantavat työntekijäkokemusta. Ne ovat myös tekijä, joka pienentää työntekijöiden vaihtuvuutta.
Paitsi pitovoiman, toimitilat ovat merkittävät myös vetovoiman kannalta. Toimitilat rakentavat vahvaa työnantajabrändiä, mikä on oleellista, kun yritykseen halutaan rekrytoida parhaat mahdolliset tekijät. Työnantajamielikuvaltaan vahvat yritykset saavat tutkimusten mukaan jopa yli puolet enemmän laadukkaita hakijoita kuin yritykset, joiden työnantajamielikuva on heikko.
– Laadukkaat toimitilat ovat hyvä valttikortti, kun halutaan saada huippuosaajat yrityksen leipiin. Kilpailu parhaista työntekijöistä tulee vain kiristymään, joten toimitiloihin kannattaa panostaa myös rekrytoinnin näkökulmasta. Yrityksen menestys perustuu kuitenkin aina sen työntekijöihin, Clausen painottaa.